Mówią, iż ludzie grupują się na tych, którzy wykonują kopie rezerwowe danych oraz na tych, którzy będą je czynić. Faktycznie nie inaczej każdy który pracował w instytucji, która zatrudnia chociaż parę osób miał okazję przekonać się, iż ta firma generuje niesłychanie wiele dokumentów i różnorodnych danych. Zwykle każdy dokument jest drukowany w kilku sztukach, poniektóre ostają na biurku, drugie są podawane aż do rachunkowości, zaś kiedy te z księgowości napływają z powrotem do organizacji, jako że wszak firma księgowa nie ma obowiązku robienia backupu danych naszego zakładu pracy. Żyjemy w kraju w którym biurokratyzacja wolno by zakomunikować rozkwita, i na co dzień żądany jest od firm ciągły dostęp do papierów i danych również sprzed kilku okresów rozliczeniowych jak i dłuższego czasu. Na przykład lokalne regulacje i ustawy o rachunkowości (art.74) nakładają na firmy obowiązek gromadzenia papierów i danych dotyczących honorariów pracowniczych aż na czas 50 lat.

Natomiast w jaki sposób zapisywać informacje bez ryzyka oraz niedrogo?

Oto jest zagadka, albowiem możemy przechowywać dokumenty w charakterystycznych teczkach natomiast taki sposób nie zapewnia bezpieczeństwa danych, głównie, iż do niektórych dokumentów nie powinny posiadać dojścia osoby trzecie. Góry piętrzących się kartonów z statystykami to też nie optymalny projekt i przecież nie najbezpieczniejszy. Gabinety przecież mają być używane przez człowieka, a nie przez dokumenty, i w istocie oczywiście komfort służby jest nie optymalny. Warunki do produktywnej pracy to na pewno nie biurka otoczone stosem dokumentów. Pomnijmy jeszcze o jednej idei, iż papier nie jest sprawą stałą, co jak co toż to jasne że papier jest najbardziej narażony na zalanie, zawilgocenie, czy również uszkodzenie przez myszy. Należy przeto rozważyć możliwość pomocy specjalistycznych firm zajmujących się archiwizowaniem firmowych papierów. Firma zajmująca się archiwizacją dokumentów posiada pokaźne zaplecze serwerowe, a tym samym kolosalne powierzchnie dysków, które może wypełnić, wykonując przy tym należyte backupy bezpieczeństwa. Tamta przydatna metoda spowoduje, że będziemy w stanie być beztroscy o autorskie dane.

Trzeba wykonywać pracę ekologicznie!

Przede wszystkim powinniśmy odmienić stare przyzwyczajenia. Większa część firm aktualnie przesyła wszystkie dane takie jak: polecenia, faktury, skany pocztą mailową, a nie jak aż do niedawna pocztą tradycyjną.

Tym sposobem możemy niemało oszczędzić na papierze do drukarki, a jak nasze dokumenty są zapisane w komputerze ,wtedy prawdopodobieństwo, że się zawieruszy jest znikome, o wiele mniejsze niż gdyby były na kartce. Niemniej jednak sprzęty komputerowe także są narażone na różnorodnego typu ataki hackerskie, a pamięć komputera na przypadkowe wymazanie danych. Dane komputerowe powinno się w związku z tym adekwatnie zabezpieczyć. Wszystko czego potrzebujemy w robocie biurowej jest na pewno w komputerze, natomiast co wtenczas gdy nie możemy się do nich dostać bo pojawiłaby się awaria dysku twardego, zaś nigdzie indziej te informacje nie zostały utrwalone? Odzyskiwanie danych jest z reguły potężnym kosztem dla spółki, nawet jak zdołamy zaliczyć te koszty w koszty kierowania działalności gospodarczej. Ażeby tych kosztów uniknąć lepiej jak najprędzej rozważyć zakupienie oraz ustawienie na nasze potrzeby serwera służącego do robienia backupów danych. Serwer tego typu na bieżąco będzie wykonywał backup danych.

Jeżeli w dzisiejszych czasach nie będziemy mieli dojścia do dokumentów firmowych, to zasadniczo paraliżuje to służbę w firmie, co implikuje przestanek w produkcji. Niezależnie czy firma wymaga banalnego podejścia jakim byłoby postawienie firmowych serwerów lub stacji roboczych, czy też może zaawansowanych funkcji pozwalających na usystematyzowanie administrowania całą spółką, to zabezpieczanie danych i konieczność ich archiwizowania w rozsądny sposób nie podlega dyskusji.